Logistique conseil - Transport et logistique Recherches, Information, Etudes & Conseils
Rechercher un article
Trouver un article
 
 
Recevez l'actualité du site
Saisir votre adresse mail


S'inscrire
Se désinscrire
Mailing list, liste de diffusion et gestion d\'emailing
   
Telechargez nos fiches
Logistique - supply chain
Transport maritime
Transport aérien
Transport routier
Transport ferroviaire
Transit - dedouanement
Emploi - carrière
Métier de la logistique
Logistique Magazine
   
   
Liens utiles
Les activités de la logistique
Sous-systèmes logistiques
GPA, VMI et Cross-docking
Achats-logistique-cross-docking
Mutualisation approvisionnement
Prestataires logistiques 3PL-4PL
Achats et approvisionnements
Stratégies d’approvisionnement
Document : la demande d’achat
La recherche de fournisseurs
Glossaire Achats-distribution
La gestion des fiches articles
Fonction Achats et Logistique
Modèles d’approvisionnement
Approvisionnement interne
Préparation des commandes
Réception des marchandises
   



Approvisionnement des stocks : la demande d’achat
 
 
   

La demande d’achat ou d’approvisionnement est un document émis par tout service de l’entreprise lorsqu’il y a besoin d’acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des renseignements nécessaires pour l’évaluation et ensuite l’acquisition du besoin.

Dans le contexte de gestion d’entrepôts et des magasins, c’est à la suite d’un calcul des besoins que le gestionnaire des stocks évalue et confirme la demande d’achat.
   

Sommaire
 
  
A- Demande d’achat et demande d’approvisionnement.
 
« Une demande d'achat est un ordre ou une instruction invitant la fonction Achats à acquérir une certaine quantité d'un article ou un service ». Il s'agit d'un document interne. Il n'est pas utilisé en dehors de l'entreprise. Lorsque les achats sont des prestations de services, ce document peut être appelé « demande d’intervention ».
 
Une demande d’approvisionnement ou de transfert, un autre document interne, rempli exactement les mêmes fonctions que la demande d’achat c.-à-d. l’acquisition des biens et services. La différence entre les deux documents réside sur la source d’approvisionnement. Alors que la demande d’achat a pour but de déclencher des achats auprès de fournisseurs externes, la demande de transfert s’adresse principalement au magasin et stocks internes.
 
La demande d’achat ou d’approvisionnement peut avoir les différentes formes suivantes :
  • Papier : il s’agit d’un formulaire à remplir et transmettre au service des achats ou des stocks ;
  • Numérique : fichier informatique au format Word ou Excel … à remplir et transmettre par messagerie électronique ;
  • Informatisée : formulaire informatique intégré à un logiciel spécialisé dans le traitement des commandes.
 
B- Types de postes de demande d’achat
 
Selon la stratégie d’approvisionnement, on distingue différents types de poste de demandes d’achat. Le type de poste est une caractéristique qui explicite la stratégie d’approvisionnement qui sera mise en œuvre pour l’acquisition des articles ou des services demandés.
  • L’approvisionnement standard = postes standards
  • Le transfert physique = postes de transfert
  • La consignation = postes de consignation
  • La sous-traitance = poste de sous-traitance
  • Les services externes = postes de prestations de services
 
C- Contenu et structure de la demande d’achat
 
Une demande d'achat est constituée de plusieurs postes,  représentants chacun une ligne de besoin. Quelque soit sa forme, la demande d’achat contient un ensemble de renseignements sur :
 
En entête :
  • Le numéro de la demande.
  • L’objet de la demande (texte qui justifie et explique la nécessité la commande)
  • La date d’émission de la demande ;
  • La date de livraison sollicitée ;
  • L’adresse de livraison (lieu ou adresse du magasin où les articles seront rangés)
  • Le nom de l’émetteur de la demande ;
Synthèse des postes
  • les articles (code, désignation détaillée, quantité, unité…)
  • un bref historique des consommations ;
  • les services
  • les sources d’approvisionnements possibles ;
Pour le cas des demandes d’achat informatisées, les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvisionnements et les adresses de livraison… sont dans le plus grand nombre de cas extraits des données de bases pour les achats (fiches articles, fiches fournisseurs, fiches info achat…). La nécessité de bien les renseigner au préalable s’avère donc d’une importance capitale.
 
 
D- Caractéristiques d’une bonne demande d’achat
 
Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles de bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation … Cette tâche est facilitée par l’existence d’une structure de classification des articles. La demande d’achat ne doit pas être très longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal.
 
Dans une même demande d’achat, il est recommandé de regrouper dans la mesure du possible et par ordre de priorité :
  • les articles pouvant être fournis par le même fournisseur ;
  • les articles du même fabricant ;
  • les articles de même nature ou de même famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel de peinture…)
  • les articles ayant une adresse de livraison commune ;
  • les articles destinés à une même utilisation …
De tels regroupements présentent de nombreux avantages :
  • Facilitation du contrôle et de la validation des besoins ;
  • Optimisation des frais d’envoi grâce au regroupement des articles fournis par le même fournisseur ;
  • Réduction des coûts de passation de commande en évitant de créer plusieurs commandes successives ;
  • Optimisation des coûts liés à la réception des commandes grâce au regroupement des  articles dont les dates et lieu de livraison sont identiques…
     
E- Évaluation et validation des demandes d’achat
 
Les demandes d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement soumises à un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des stocks puis différents autres responsables examinent successivement le document, vérifie qu’un certains nombre de règles sont effectivement appliquées. Il s’agit de voir si cette demande :
  • Est conforme aux prescriptions et normes d’achat (optimisation des quantités de commande, approbation de la qualité des produits demandés, vérification des imputations des coûts…) ;
  • Est conforme à la procédure d’achat (utilisation de la stratégie d’approvisionnement appropriée, désignation des postes suffisamment détaillée, fabricant, référence fabricant et lieu de livraison clairement mentionnés, délai de livraison raisonnable…)
  • Obéit aux politiques éthiques, sociale et environnementale de l’entreprise (acheter utile, respect des exigences d’emballage et de transport de marchandises dangereuses, émission des permis et certificats…)

Traditionnellement, les besoins estimés à l’aide de l’outil informatique obéissent strictement aux règles de gestion définies dans les données des fiches d’articles. Cependant, l’influence de l’environnement extérieur sur les consommations des articles stockés peut pousser le gestionnaire à ajuster les quantités proposées par le progiciel après calcul des besoins. Lorsque l’environnement laisse envisager une diminution des besoins par rapport aux prévisions, les quantités proposées par le calcul automatique des besoins sont revues à la baisse. Mais lorsqu’une situation inverse est observée, les quantités peuvent être augmentées.
 



[Management-logistique] [Forum-logistique] [Annonces-entrepôts] [Annuaire-logistique] [Glossaire-logistique[Images-entrepôts]
(c) Le Groupe Logistique conseil