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Réception, contrôles quantitatif et qualitatif des marchandises
 
 
 
 
q      La réception des marchandises
 
La réception est l’acte par lequel le destinataire des marchandises prend possession de ces dernières au moment de leur livraison par le fournisseur ou un tiers désigné (transporteur). Elle est faite par un réceptionnaire. La remise de la marchandise par le transporteur est effectuée dans tous les cas contre signature par le client réceptionnaire d’un bon de livraison. En règle générale, elle matérialise le transfert de propriété et déclenche le paiement de la facture commerciale selon la convention d'achat passée avec le fournisseur.
 
La réception des marchandises met donc le réceptionnaire face à deux acteurs responsables :
 
  • le transporteur qui est responsable des avaries et manquants survenus au cours du transport, à condition qu'ils soient constatés à l'arrivée de la marchandise et en présence du chauffeur ;
  • le fournisseur qui est responsable de la qualité et de la quantité des produits livrés par rapport à la commande.
Le réceptionnaire a pour obligation de vérifier la conformité de la marchandise livrée au moment de la livraison avant de signer le bon de livraison. Toute anomalie concernant la livraison (avarie, produit manquant par rapport au bon de livraison, colis endommagé.) doit être impérativement indiquée sur le bon de livraison, accompagné de la signature du contrôleur.
  
Ce dernier doit en effet émettre des réserves écrites, précises et motivées à l'arrivée sur les documents de livraison (lettre de voiture / bordereau de livraison …) et en présence du chauffeur (les formules générales du type : "sauf vérification ultérieure" ou "sous réserve de déballage" n'ont pas de valeur juridique).
 
Après contrôle, le réceptionnaire prend livraison et enregistre différentes marchandises. Son travail d’une manière globale se résume à :
 
  • Surveiller le déchargement des marchandises des camions ou d'autres moyens de transport;
  • Le dépotage des conteneurs, l’ouverture des caisses et des colis palettisés ;
  • Si cela entre dans le cadre de ses responsabilités, faire fonctionner des chariots élévateurs à fourche, des diables et d’autres appareils de manutention servant décharger et entreposer des marchandises.
  • Superviser le rangement des marchandises dans les zones de réception ;
  • Déballer les marchandises et les acheminer aux lieux d'entreposage appropriés;
  • Vérifier les documents de livraison pour s’assurer que ce qui y est inscrit correspond aux marchandises reçues, noter les quantités manquantes, contrôler l’état des marchandises et refuser celles qui sont endommagées;
  • Émettre les réserves sur les documents ;
Le client doit confirmer toute anomalie en adressant au transporteur ou au fournisseur suivant l’engagement de chacun, un email, un fax ou courrier recommandé avec accusé de réception exposant toutes les réclamations. Les coordonnées du transporteur doivent pour cela figurer sur le bon de livraison. Ces réclamations sont transmises 24h après la livraison et avant les deux jours suivants.
 
 

q      Le contrôle des marchandises avant l’entrée en stock
 
Le contrôle est une opération qui consiste à vérifier si les articles reçus sont conformes aux prescriptions émises dans la demande d’achat. Il s’applique sur l’emballage et son contenu. D’une manière générale, le contrôle des articles est à la fois qualitatif et quantitatif.
 
A- Le contrôle quantitatif
 
On parle de contrôle quantitatif lorsque les vérifications sont basées sur le décompte des quantités. Selon les situations, les articles sont comptés un par un ou alors en masse. Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux appareils de mesure.
 
Lorsque l’article reçu est un article composé, le décompte des quantités se fait d’abord sur l’article même, ensuite sur ses composants.
 
B- Le contrôle qualitatif
 
Le contrôle qualitatif est un jugement porté sur la qualité de l’article reçu. C’est à dire, sur son aptitude à satisfaire le besoin de son utilisateur. Il s’applique aussi bien sur l’emballage que sur le contenu de cet emballage. En principe, il est recommandé d’ouvrir tous les emballages (cartons, caisses, charges palettisées …) afin d’en vérifier le contenu. Les critères de vérification lors du contrôle qualitatif sont divers et diffèrent d’un article à un autre. Ils peuvent porter sur :
 
  • La référence du fabricant : lorsque la référence marquée sur l’article est différente de celle habituellement connue, des vérifications sont absolument nécessaires dans les documents techniques. Il faut se rassurer que ce dernier est compatible. L’avis d’un l’utilisateur final et la comparaison avec un article déjà disponible en stock pourront aider à confirmer cette hypothèse; 
  • L’emballage : tenant compte de sa fonction,  l’emballage d’un article offre certaines facilités d’utilisation et de manipulation (rôle logistique de l’emballage) et une meilleure résistance à certaines conditions de travail. Dès lors la nécessité de contrôler que celui-ci est adéquat s’impose ;  
  • La couleur du contenu : d’un point de vue technique, la couleur donnée à un produit est un élément distinctif corrélativement à son utilisation ; si l’article reçu ne porte pas sa couleur habituelle, il est essentiel de se renseigner qu’il remplisse bien les même fonctions ; 
  • La matière : la matière utilisée pour la fabrication d’un article est le plus souvent liée à ses conditions d’utilisation, à sa résistance. En cas de doute, l’avis de l’utilisateur est primordial. Lorsque ce doute porte sur des pièces mécaniques, l’expertise par un technicien qualifié est fortement recommandée ; 
  • Les dimensions : le respect des dimensions du matériel commandé est nécessaire. Une prise de mesures doit être effectuée à chaque réception.   
  • L’unité de livraison : il peut arriver que l’unité de livraison soit différente de l’unité de gestion de l’article dans le magasin. Face à un tel cas, une conversion en nombre équivalent d’unités de gestion est recommandée avant le stockage (pour les entrées marchandises) ou lors des préparations des commandes (pour les sorties marchandises). Cette conversion porte le nom « allotissement ».
L’allotissement est une démarche qui consiste à grouper des composants, des articles ou alors à fragmenter un colis reçu de manière à obtenir des lots unitaires pour un même emplacement ou une même destination. Il existe évidemment sous différentes autres formes. Des exemples bien précis et correspondant à des contextes différents de celui que nous avons employé ici sont décrits dans ce site. Nous vous recommandons d’utiliser notre moteur de recherches avancées pour une prospection plus étendue sur l’allotissement.
 
Toutefois, lorsque le magasinier se trouve face à une énorme quantité d’un article, le contrôle qualitatif peut être appliqué sur des échantillons. La réception effective des articles ainsi que les réserves sont notés sur le bon de réception.
 



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