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Caractéristiques des fiches
articles
A. La fiche article Selon le contexte, le milieu et la profession exercée, l’intérêt et le jugement que l’on porte sur un article changent. Pour le gestionnaire des stocks, les éléments essentiels à apprécier à la vue d’un article sont ventilés dans les principales rubriques de la fiche ci-dessus. B. Les données de base a.
La
désignation de l’article La désignation d’un article est le libellé utilisé dans les documents pour l’achat ou la demande de cet article. Élément principal d’information dans une relation client - fournisseur, elle décrit l’article et doit fournir de nombreux renseignements permettant de l’identifier. Voici deux exemples détaillés de désignations :
Il est évidemment d’après ces exemples que la qualité des détails et précisions sur la désignation améliore l’identification de l’article. Cette technique élimine pratiquement les risques de livraisons non conformes dues à une erreur d’interprétation. La bonne désignation d’un article est par conséquent celle qui comporte le maximum de renseignements utiles et facilitant sa reconnaissance (Ex : le type d’emballage ; la capacité de l’emballage ; la quantité dans le lot, dans la boite ou dans le paquet ; la marque ; les dimensions ; la forme, la couleur ; le poids, la matière, l’utilisation …). b.
L’unité de
gestion ou de comptage
L’unité de gestion est l’unité utilisée pour les entrées et les sorties des articles dans le magasin. Elle est généralement la plus petite unité de comptage commune. En prenant pour exemple le cas d’un lubrifiant emballé dans des contenants de Lorsque l’on remarque la présence d’un produit en unités différentes et régulièrement utilisé, l’idéal est de considérer chacune de ces unités comme un article distinct. Exemple : Article 1 : Huile PALMOR en bidon de 1L Article 2 : Huile PALMOR en bidon de 5L Article 3 : Huile PALMOR en bidon de 25L Bien qu’il s’agisse du même produit (huile PALMOR) les articles 1, 2 et 3 sont gérés distinctement. Dans le cas d’espèce, l’unité de gestion va se rapporter à l’emballage (le bidon). Mais la différence entre ces trois articles est la capacité du bidon. Celle-ci est bien précisée sur la désignation. c.
Le code
d’identification de l’article
Dans certains magasins, le gestionnaire des stocks attribut un code à chaque article. Ces codes très significatifs ne sont pas conçus et affecté au hasard. Il s’agit généralement d’un cryptage des informations liées à l’usage et aux caractéristiques principales de l’article. Ce code peut par exemple révéler les dimensions de l’article ; son numéro de repère sur un dessin technique s’il s’agit d’une pièce de rechange ; la référence du fabricant, la puissance ou la tension de marche pour une pièce électrique, la classe d’origine pour des articles normalisés … Lorsqu’une même entreprise dispose de plusieurs magasins, chaque article porte le même code dans tous ces magasins. Le code d’indentification de l’article est communément appelé « code d’article » d.
La
référence du fabricant C’est le code que le fabricant affecte à l’article. Il est transmis au fournisseur de façon complète lors des achats. Pour le cas spécifique des pièces de rechange, c’est une information indispensable à inscrire sur le bon de commande. e.
Les
aspects logistiques et le conditionnement Il s’agit de l’ensemble des dispositions requises ou d’informations à considérer avant de manipuler ou déplacer un article. Entre autres, il peut être mentionné ici la nature et la résistance de l’emballage, les dimensions du colis, les points d’arrimage ou les supports pour le transport, le poids, le volume, l’étiquetage de sécurité et de manutention, la hauteur de gerbage maximum… C. Les données de stockage a.
Les
contraintes de stockage
Les contraintes de stockage peuvent se résumer comme une somme d’obligations pour un article à être rangé uniquement dans des conditions et des milieux qui lui sont compatibles. Il s’agit d’un ensemble de prescriptions faites par son fabricant. Elles se rapportent généralement :
b.
L’emplacement
de l’article dans le magasin C’est le lieu de stockage ou l’adresse de l’article dans le magasin. Il s’agit très souvent d’un code numérique ou alphanumérique qui permet d’identifier exactement dans quel magasin et à quel endroit de ce magasin se trouve l’article recherché. Le code de l’article et son emplacement sont habituellement marqués sur une étiquette et collés sur chaque article rangé dans le magasin. c.
La
disposition de l’article dans le magasin (zone de stockage)
Tout article dans le magasin est rangé à un emplacement qui le rend visible et facilement accessible. Pour raison de convenance, les articles destinés à un usage rapproché sont de préférence regroupés à des emplacements voisins. Ceci élimine les pertes de temps lors des sorties. La mauvaise disposition des articles peut provoquer la naissance de stocks dormants ou rossignols dans le magasin. Car le recours aux procédures informatiques mise en place pour la recherche d’un article n’est pas appliqué à tous les coups. Lorsque la recherche physique prévaut sur la recherche informatique ou documentaire, l’article mal disposé est tout simplement oublié. D. Les données de planification Les données de planification d’un article sont les renseignements essentiels liés aux quantités et aux délais. C’est le gestionnaire technique qui les évalue et les affecte aux articles à l’issue d’une étude des consommations. Ces derniers sont ensuite utilisés sur une période annuelle comme des indicateurs dans le suivi des stocks. a.
Le stock
minimum C’est le niveau bas de stock qui, lorsqu’il est atteint, déclenche la passation d’une commande. Estimé en fonction des besoins dans le temps, il couvre la consommation durant le délai d’approvisionnement ; c’est à dire le temps qui s’écoule entre la date d’émission de la commande et la date de livraison de l’article. b.
Le stock
maximum C’est le niveau maximal, le plafond de stock à ne pas dépasser pour un article donné dans le magasin. c.
Le stock
de sécurité C’est une quantité d’un article qui, en plus du stock minimum, est gardée dans le magasin afin de pallier les ruptures de stock. Un stock de sécurité est affecté uniquement aux articles dont une rupture aurait des conséquences significatives ; car son entretien engendre un coût supplémentaire pour l’entreprise. Il est important de noter que le stock de sécurité n’est jamais permanent, si non il entrerait dans le stock minimum de l’article. C’est un stock qui est constitué temporairement en prévision d’un événement à risque pour l’entreprise (grève, hausse des prix sur le marché, grosse commande, mauvaise météo …) d.
Le stock
d’alerte. C’est la somme du stock de sécurité et du stock minimum. Lorsqu’un stock de sécurité est affecté à un article, c’est l’atteinte du stock d’alerte qui déclenche le réapprovisionnement. e.
La taille
du lot
C’est la quantité généralement invariable à acheter à chaque passation de commande d’un article. Cette case est remplie sur la fiche uniquement pour les articles commandés par lot. f.
La valeur
d’arrondie
C’est une valeur renseignée dans la fiche article en complément des stocks minimum et maximum. Elle a pour effet d’arrondir les quantités de commande affin que celles-ci correspondent à l’unité de vente du produit. Ex. pour un produit vendu en douzaine, la valeur d’arrondie sera 12. Ainsi si après le calcul du besoin il s’avère que :
g.
Le code de
gestion de l’article
Dans certains programmes informatiques, la notion de « code de gestion » est utilisée pour désigner le « modèle d’approvisionnement » ou pour certains, le « type de planification » appliqué à un article. Il ne s’agit donc ni du code d’identification que le gestionnaire des stocks attribue à chaque article dans le magasin (code article), ni de la référence que le fabricant a donnée à ce même article. Le code de gestion est une contrainte de quantité que l’on affecte à un article pour en limiter et contrôler les commandes de réapprovisionnement. Ce code permet de paramétrer pour un article :
h.
Les
paramètres de livraison incomplète ou excédentaire Ce sont des valeurs très souvent exprimées en pourcentage et dont le but est d’accorder une marge de dépassement de la quantité commandée, ou alors une marge de quantité non livrée à partir de laquelle le logiciel clôture le poste de commande.
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