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Suivi des articles et des stocks
A. La classification des articles et le découpage de l’espace de contrôle Le magasin a but logistique qui consiste à maintenir disponibles les articles à proximité du lieu où les besoins existent. Par déduction, avoir régulièrement un stock d’articles d’une valeur optimale, de bonne qualité et en quantité suffisante pour des besoins à court terme se révèle comme la mission fondamentale du gestionnaire des stocks et des articles. Le suivi des stocks s’effectue donc dans le principal but d’assurer la disponibilité des articles dans les magasins et en quantité suffisante. C’est un suivi qui s’applique à trois niveaux ; d’abord sur les stocks physiques, ensuite sur les approvisionnements en amont et enfin les livraisons en aval du magasin. La mise en place d’un système de suivi commence par l’analyse et la classification des besoins indépendants. Les besoins indépendants sont les demandes exprimées en aval du magasin. Il s’agit des sorties d’articles pour la consommation. Lorsque le nombre de référence est élevé dans un magasin ou un ensemble de magasins placés sous le contrôle du même gestionnaire, les sorties sont étudiées et les besoins classés. En général, les principaux critères pris en compte dans la classification des besoins en aval du magasin sont les suivants :
Contrôler régulièrement les stocks physiques est la base du travail du magasinier. Il est très important de connaître à tout instant les quantités de marchandises disponibles dans les magasins. Périodiquement, le gestionnaire des stocks ressort la liste des articles ayant atteint le point de commande (suivi global). Il est recommandé aussi pour plus de sécurité mais surtout pour raison de convenance, d’effectuer un suivi particularisé des stocks par classe de besoin sur une période mensuelle. C’est à partir des informations sur l’évolution des stocks dans le magasin que seront organisés les approvisionnements et le contrôle du processus en amont de ce dernier. Une fois les demandes d’achat transformées en commandes, le gestionnaire des stocks qui reçoit toutes les demandes de sortie des articles se présente comme la personne la mieux placée pour juger du caractère urgent de certaines commandes de réapprovisionnement en cours. De même que sur les stocks physiques, le suivi à ce niveau est périodique, mais aussi particularisé en fonction des classes des besoins et des priorités manifestés par les consommateurs placés en aval du magasin. Contrairement au contrôle des stocks physiques et des commandes de réapprovisionnement dont le principal but est de garantir la disponibilité des articles dans le magasin, le suivi des consommations débouche presque toujours sur une analyse des historiques. Les résultats de cette analyse permettront d’apprécier la fiabilité des données de planification actuelles (stock minimum, stock maximum, lot économique, code de gestion) des articles consommés et pourront éventuellement déclencher la révision de ces dernières à la hausse ou à la baisse. B. La mise sur pieds des indicateurs de suivi : le Tableau de Bord Le tableau de bord est un outil d’aide à la gestion composé d’un ensemble de rapports qui informent le responsable sur l’état de bonne marche de son système. C’est en théorie un ensemble d’indicateurs périodiquement mis à jour. Ces derniers jouent un rôle d’alarme et se déclenchent automatiquement pour signaler une anomalie dans le fonctionnement du système. Dans un même système de gestion, il peut être créé une structure hiérarchique de tableaux de bord. Il est donc habituel de rencontrer un tableau de bord spécifique pour chaque composante du système et un tableau de bord de synthèse qui regroupe et résume les renseignements collectés. Il découle de cette logique que le tableau de bord du gestionnaire des stocks et des articles pourrait être la synthèse des indicateurs suivants :
C. La création et l’entretien d’un registre des procédures Pour toute organisation qui souhaite évoluer dans l’excellence, améliorer continuellement ses procédures de travail est une initiative essentielle. Le registre des procédures est un livre, un dossier dans lequel sont sauvegardées les étapes d’exécution des tâches, la manière de procéder ainsi que l’identité et le rôle des principaux acteurs. Le registre ouvert pour les opérations de magasinage contient les procédures de création d’une demande d’achat ; de validation de la demande d’achat ; de suivi des commandes de réapprovisionnement ; de réception et de stockage des articles ; de suivi des niveaux des stocks ; de mises à jours des données de planification des articles ; d’inventaires ; de sorties d’articles, de classification et bien d’autres encore. Les évènements vécus, les changements qui émergent au sein de l’organisation, les difficultés rencontrées en dépits du respect scrupuleux des procédures existantes sauraient conduire à une amélioration de ces dernières. Chaque fois que la nécessité se manifeste, les procédures sont révisées et adaptées au nouveau contexte. Par cette méthode, de nombreuses organisations ont pu maintenir le seuil d’équilibre et offre toujours une meilleure qualité de service. Vous trouverez quelques théories sur l’amélioration en consultant les liens de cette page : le Lean management. |