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Les étapes de conception d’un
tableau de bord
Avant de vous plonger dans le vif du
sujet, nous vous invitons à prendre connaissance de cet outil d’aide à la
gestion : Le
tableau de bord, ensemble d’indicateurs
Nous pouvons résumer qu’un tableau
de bord est un outil essentiel de management opérationnel, fonctionnel et
stratégique. Il se compose d’indicateurs pertinents et se limite aux
responsabilités de son utilisateur. C’est enfin un outil de comparaison entre
situations à des dates différentes.
Sa mise en place passe par les
étapes suivantes :
1. Identification et délimitation du champ de responsabilités (cerner le
contexte)
- Faire un entretien avec le futur utilisateur du
tableau de bord
- Circonscrire convenablement l’ensemble des
activités dont il est le responsable
- Se renseigner sur les objectifs qui lui sont
assignés (Optimiser le transport ? Accélérer la satisfaction des commandes
? …)
- Sélectionner et trier un ensemble d’indicateurs
pertinents
- Préciser la forme de présentation de chaque
indicateur
- Définir la périodicité de mise à jour de chaque
indicateur
- Formaliser le processus de mise à jour (sources
de donnée, méthode de traitement)
2. implication des équipes dans la mise en œuvre (faire accepter les
nouvelles pratiques)
- Identifier toutes les personnes interpellées par
le tableau de bord
- Rassurer tout le monde qu’il ne s’agit pas d’un
outil de contrôle, mais d’amélioration
- Expliquer la qualité et la nature des données
qui seront recueillies au niveau de chacun
- Si nécessaire, concevoir des formulaires de
collecte de données
- Expliquer de quelle façon remplir ces
formulaires
- Evaluer les effort supplémentaires requis pour
ces nouvelles responsabilités (temps, travail supplémentaire, coûts)
3. Formalisation des processus de traitement de l’information (affiner vos
choix)
- Faire une critique des deux précédentes étapes
- Ressortir les objectifs mesurables
- Associer à chaque objectif un indicateur
pertinent
- Faire une sélection définitive des sources de
données
- Formaliser les circuits hiérarchisés
d’alimentation du tableau de bord (qui va traiter les données, comment
va-t-il les présenter ? a qui sont-elles destinées ? qui prendra
ensuite le relais ?…)
- Discuter de la faisabilité avec l’utilisateur du
tableau de bord.
4. Mise en place et essai du tableau de bord (valider le résultat)
- Avec l’utilisateur de tableau de bord, définir
une période d’essaie (2 à 3 semaines)
- Faire plusieurs essais de mise à jour des
indicateurs (collecte des donnée, traitement, présentation)
- Simuler différents scénarii, allant d’un
disfonctionnement à la réalisation d’une performance
- Pour chaque indicateur, suivre les étapes
classiques suivante :
•
Analyse :
Que nous dit l’indicateur ? Que lisons-nous ? Que comprenons-nous ?
•
Interprétation
: Qu’elles peuvent êtres les conséquences ? Qu’elle est leur niveau de gravité
? quels sont les risques possibles ?
• Réaction :
Qu’elles sont les actions correctives ou d’amélioration à entreprendre ? Sur
quels points ou quels éléments ? De combien de temps dispose t-on pour le faire
? qui doit-on saisir ?
- Lorsque le résultat de son exploitation est
satisfaisant, valider le tableau de bord.
En fonction de l’organisation et de
l’évolution de l’entreprise, les priorités et les objectifs changent. Il est
donc bien entendu qu’un tableau de bord est un instrument évolutif. Il faut
régulièrement se rassurer que les indicateurs en place correspondent toujours
au contexte et restent en adéquation avec les nouveaux objectifs. Une réponse
négative à cette observation implique forcément une révision du tableau de
bord.
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