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Comprendre les documents de transport et logistique 
   
   


Lors de l’étude et développement du glossaire sur les documents de la logistique internationale, il nous ait paru utile et judicieux de regrouper dans un article séparé, les types de documents utilisés. Le but dans un premier temps est de donner à chaque document son sens propre, ensuite, de faciliter votre compréhension sur leur fonction respective dans le contexte des opérations de transport et logistique.
 
Cet article se positionne donc comme une introduction nécessaire et préalable à celui sur les documents de la logistique internationale.
 
   
Attestation (Commerce). Acte écrit qui confirme l'authenticité ou la vérité de ce qui est attesté ou déclaré. Elle sert comme élément de preuve dans un dossier.
Ex. Attestation de vérification des importations
Autorisation Acte écrit, délivré par une autorité compétente et qui confère à son détenteur le droit d’exercer une activité « surveillée ». Document administratif pour le contrôle du commerce extérieur qui autorise l'importation ou l'exportation de produits « contingentés » ou « réglementés ».
Ex. Autorisation de mise sur marché
Avis (Commerce). Document à travers lequel l’émetteur informe le destinataire qu’une opération a été exécutée ou une prestation réalisée.
Ex. Avis de règlement bancaire
Bon (Commerce). Attestation qui contient une liste détaillée des marchandises ou colis. Il confirme l’approbation du donneur d’ordre (l’émetteur) pour exécution de la prestation; et doit être conservé par son destinataire comme preuve de cette approbation.
 
En cas de problème, le receveur du « Bon » doit y inscrire ses réserves et retourner une copie à l’émetteur dans un délai prescrit.
Ex. Bon de sortie magasin
Bordereau Liasse de papiers. Relevé détaillé d'articles, de documents d'un dossier. Relevé récapitulatif d'opérations financières, commerciales. C’est en quelque sorte un historique de données.
Ex. Bordereau d’instruction
Bulletin Relevé ou note faisant le bilan de l'état de quelque chose.
Ex. Bulletin de pesée
Certificat (Commerce). Document qui prouve l’exécution et surtout la réussite d’une prestation dans le respect des lois et normes. Un certificat n’est délivré qu’après une opération préalable d’inspection ou de contrôle.
Ex. Certificat d’empotage
Déclaration (Douanes). Acte solennel produit devant un organisme ou un bureau de douane compétent, selon les formes prévues par la loi, et qui confère des droits. Une déclaration précise les intentions et les choix de son émetteur.
Ex. Déclaration d’importation,
Lettre (Transports). Il s’agit en général d’un contrat entre deux parties. C’est un formulaire qui contient des informations détaillées sur la nature du contrat, l’objet de la prestation et les coordonnées des parties concernées.
Ex. Lettre de voiture
Licence
 
(Commerce). Document délivré par une administration compétente et reconnaissant l’exercice d’une activité particulière. Une licence peut donc être assimilée à une « carte professionnelle ».
Ex. Licence d’importation, licence de transport
Ordre Document au moyen duquel une personne (donneur d’ordre) donne mandat ou instruction à une autre (mandataire) d’exécuter une opération à son compte.
Ex. Ordre de transit, ordre de transport
Préalerte (Commerce). Document à travers lequel l’émetteur (généralement le transitaire) informe par avance le destinataire (des marchandises) sur les détails du chargement qui va être embarqué sur un moyen de transport donné. La préalerte est envoyée à des fins de vérification et acceptation.
Préavis (Logistique). Avis donné par avance, qui précède le fait qu'il annonce. Document à travers lequel l’émetteur informe le destinataire sur l’imminence d’une opération logistique avec des informations précises sur le lieu, la date, les moyens et parfois le chargement.
Ex. Préavis d'enlèvement, Préavis de livraison
Pré-notification (Douanes). Notification préalable faite aux services de douane du pays d’importation avant embarquement des marchandises au pays d’exportation. Cette notification porte des détails sur la nature des marchandises, le nombre de colis et les documents qui l’accompagnent.
Procès verbal (PV) Acte juridique écrit qui retranscrit des constatations, des déclarations ou une situation. Un procès-verbal est un écrit dans lequel un inspecteur rapporte les constatations qu’il a pu faire.
 
Ex. Procès verbal d’inspection (types : sanitaire, phytosanitaire, qualité, vétérinaire)
Récépissé Document écrit certifiant que l'on a reçu quelque chose. Dans la procédure de déclaration en détail, le récépissé certifie que son émetteur a perçu une redevance.
Titre En matière de logistique et transport, un titre est un document qui vous confère le droit de jouir d’un service ou d’exécuter une prestation. D’une manière générale (mais cela n’est pas toujours le cas), les mots « Titre de…» dans ce contexte peuvent donc être considérés comme une « Autorisation de… ».
Titre de circulation Un titre de circulation n’est qu’un permis de circuler, un outil de contrôle des gens du voyage. Principalement destinés aux personnes vivant dans les campings cars, ce sont des documents qui justifient à la fois :
- de l’identité du voyageur
- de sa commune de rattachement, voire de sa profession.
 
Ex. Le carnet de circulation, le livret de circulation, le livret spécial de circulation,
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Voir aussi : Les titres de circulation
                 Connaissement et propriété des marchandises
Titre de commerce « Titre de commerce extérieur ». Document administratif personnel à son bénéficiaire et inaccessible. En matière d’import/export, il est dénommé autorisation d’importation ou d’exportation lorsqu’il s’agit de produits exclus du régime de la liberté et certificat d’importation lorsqu’il s’agit de produits libres.
Titre de police Tout document permettant à l’agent de police de faire une identification.
 
  • Identification d’une personne : ex. Carte nationale d’identité, Passeport ;
  • Identification d’un véhicule : ex. Carte grise, Certificat d’immatriculation.
Titre de propriété Acte officiel qui permet de démontrer que l'on est propriétaire d'un bien, que celui-ci ait été acheté, transmis par donation, par héritage ou à la suite d'un partage. Il s'agit d'un acte établi obligatoirement par un notaire, c'est-à-dire d'un acte authentique, qui vous est remis lors de l'acquisition d'un bien immobilier.
 
Aucun lien n’est donc à faire entre le titre de propriété et les documents de transport et logistique. Dans certains cas cependant, la « Facture totalement payée » d’un bien neuf et le « Certificat de cession » d’un bien d’occasion sont des formes de titre de propriété.
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Voir aussi : Connaissement et propriété des marchandises
Titre de transport Document qui confère à son émetteur le droit d’effectuer la prestation de transport ; et à son receveur, le droit de jouir de la même prestation. Ce sont les billets ou tickets de voyage lors d’un transport de personnes, ou les documents représentatifs de la marchandise lors du transport de marchandises.
 
On distingue 2 catégories de titres de transport des marchandises : les documents émis par les compagnies de transport et ceux émis par les transitaires / commissionnaires.
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Voir : Les titres de transport
      



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