|
Logistique évènementielle
|
La
logistique évènementielle, c’est la pratique de la logistique dans le domaine
de l’évènementiel. Elle se distingue de la logistique traditionnelle par le
fait que la réalisation de l’évènement correspond à un processus très particulier.
D’après une étude séparée sur « l’Organisation des
processus de production », la logistique évènementielle entre
dans le cadre de l’organisation de la production dans un emplacement fixe.
C’est une forme
d’organisation spécifique à une production généralement unitaire (on réalise
l’évènement une fois). Il s’agit d’un projet, avec les dates de début et de fin
souvent connues. Toutes les ressources doivent être acheminées vers le lieu de réalisation
de l’évènement. Et c’est précisément la gestion de ces flux physiques
(acheminements) et l’organisation de l’évènement proprement dit (ordonnancement
des opérations/tâches) qui constituent le cahier des charges de la logistique
évènementielle.
|
|
|
|
A-
Les caractéristiques de la logistique évènementielle.
La
logistique évènementielle se traduit par la gestion et la mise à disposition
des ressources (préparation des infrastructures, véhicules, matériels), l’organisation
de l’acheminement des produits (moyens matériels, équipements, outillages…) et
des personnes vers le lieu où se produira l’évènement et enfin l’organisation
du déroulement de l’évènement proprement dit.
Contrairement
à la logistique humanitaire qui présente des contraintes d’ordre sécuritaire,
de nombreux imprévus et d’énormes facultés d’adaptation, la logistique
évènementielle s’opère dans un contexte moins contraignant. Les imprévus, les
risques et les dangers sont moindres et influencent que très peu les opérations
de logistique.
B-
Types d’activités évènementielles
De
nombreux types d’évènements, d’envergures différentes interpellent le
logisticien. Nous proposons ci-après une liste non exhaustive :
- l’organisation
d’évènements culturels (concerts, spectacles, festivals, commémorations,
défilés…) ;
- l’organisation
de tournées artistiques internationales (musique, théâtre, danse,
expositions...) ;
- l’organisation
des productions cinématographiques et audiovisuelles (documentaires,
reportages, films, publicités...) ;
- l’organisation
d’évènements sportifs (championnat national ou international, compétitions de
vacances, jeux olympiques...) ;
- l’organisation
d’évènements institutionnels (sommets, congrès, séminaires, forums) ;
- l’organisation
d’évènements privés (soirées, mariages, excursions, réceptions...) ;
- l’organisation
des rencontres d’entreprises (salons, foires et expositions…).
C-
Les missions du logisticien évènementiel
Le
logisticien évènementiel, professionnel qualifié de logistique et transport,
est en charge de l’organisation du transport des produits (moyens matériels,
équipements, outillages…) et des personnes vers le lieu où se déroulera
l’évènement, de l’implantation et la mise à disposition des moyens fixes et meubles
et enfin de l’organisation du déroulement de l’évènement proprement dit. A la
tête d’un service ou d’une équipe logistique, Il :
- opère
en support au travail des intervenants (artistes, séminaristes, compétiteurs,
invités, exposants, sportifs…) qu’il décharge des soucis matériels ou
administratifs ;
- il
prépare le cahier des charges de l’évènement, récence l’ensemble des ressources
nécessaires pour sa réalisation et élabore le plan d’action ;
- organise,
planifie et suit la réalisation des opérations d’acheminement des produits, des
matériels, des équipements et des intervenants vers le lieu de
l’évènement ;
- accomplit
les formalités administratives (achat des titres de transport ; formalités
de voyages des personnes ; formalités d’escales, réservations d’hôtels, formalités de passages dans les points
frontières ; formalités de transport avec le suivi des documents divers
qui accompagnent les marchandises…) ;
- organise
la gestion des infrastructures logistiques et leurs équipements (acquisition,
exploitation et surveillance), la gestion des véhicules de transport
(affrètements, entretien, planning d’exploitation), la gestion des stocks de matériels
et consommables et organise les approvisionnements (collecte/groupage, réception,
inventaire, rangement, préparation des commandes et expédition) ;
- organise
la sécurité des installations et des infrastructures logistiques réservées pour
l’évènement ;
- organise
l’ordonnancement (ordre dans lequel les intervenants vont se succéder et les
activités se réaliser) pendant le déroulement de l’évènement ;
- gère
les priorités et les objets critiques (tâches ou opérations critiques, besoins
critiques, affaires critiques…) dont les
natures et seuils de criticité sont prédéfinis par lui-même ou par le donneur
d’ordre ;
- veille
sur le respect des délais (temps logistiques, délais de passage, délais des
locations et affrètement, délais de réalisation) ;
- suit
et valide les coûts logistiques liés à l’organisation et au déroulement de
l’évènement ;
- supervise
la gestion du système d'information, permettant aussi de vérifier que les
tâches et opérations se réalisent bien comme prévu ;
- consolide
et transmet les rapports d’activité formels (suivant un modèle et un canal
prédéfinis par le donneur d’ordre).
Sur
place, au lieu où se produit l’évènement, le logisticien est souvent le premier
à arriver (pour organiser les installations fixes et les implantations) et le
dernier à partir (après la réexpédition du matériel et le retour des intervenants).
|
|
